Właściciele spółek często mylą e-sprawozdanie finansowe z CIT-8 lub nie wiedzą że to dwa osobne obowiązki z różnymi terminami. Ten poradnik wyjaśnia czym jest e-sprawozdanie i co z nim zrobić.
Co to jest e-sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe to roczny dokument przedstawiający sytuację majątkową i wyniki finansowe spółki. Obejmuje:
- Bilans — stan aktywów i pasywów na koniec roku
- Rachunek zysków i strat — przychody, koszty i wynik finansowy
- Informacja dodatkowa — uzupełniające informacje do bilansu i rachunku
- Opcjonalnie: Rachunek przepływów pieniężnych i Zestawienie zmian w kapitale własnym (obowiązkowe dla większych spółek)
"e-Sprawozdanie" oznacza, że od kilku lat musi być sporządzone w formacie XML (elektronicznym) zgodnym ze strukturą Ministerstwa Finansów, a nie w formacie PDF czy Word.
Kogo dotyczy?
Wszystkich spółek z o.o. (i innych podmiotów prowadzących pełną księgowość). Każda spółka z o.o. ma obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego — bez wyjątków, niezależnie od wielkości czy aktywności.
Kiedy jest potrzebna?
Proces sprawozdania finansowego ma kilka etapów:
- Sporządzenie sprawozdania — przez kierownika jednostki (zarząd) z pomocą głównej księgowej lub biura rachunkowego. Termin: do 3 miesięcy po zakończeniu roku (do 31 marca dla roku kończącego się 31 grudnia)
- Zatwierdzenie przez zgromadzenie wspólników — uchwałą. Termin: do 6 miesięcy po zakończeniu roku (do 30 czerwca)
- Złożenie do KRS — po zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia
- Przesłanie do urzędu skarbowego — od 2022 roku następuje automatycznie przez KRS, ale warto potwierdzić z biurem
Kto zwykle to sporządza i składa?
Biuro rachunkowe sporządza sprawozdanie na podstawie ksiąg rachunkowych. Podpisuje je:
- Zarząd spółki (każdy członek uprawniony do reprezentacji) — podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym
- Główna księgowa (jeśli jest osobno)
Złożenie do KRS odbywa się przez system e-KRS lub przez pełnomocnika.
JDG vs spółka z o.o.
| | JDG | Spółka z o.o. |
|---|---|---|
| Obowiązek sprawozdania finansowego | Brak (chyba że prowadzi pełną księgowość dobrowolnie lub z obowiązku) | Tak, obowiązkowe co roku |
| Format | — | XML (e-Sprawozdanie) |
| Gdzie składać | — | KRS + US (automatycznie) |
| Termin zatwierdzenia | — | 6 miesięcy po zakończeniu roku |
JDG na KPiR lub ryczałcie nie sporządza sprawozdania finansowego.
Najczęstsze błędy
- Mylenie z CIT-8 — CIT-8 to zeznanie podatkowe do Urzędu Skarbowego. Sprawozdanie finansowe to raport o stanie firmy do KRS. To dwa osobne obowiązki: CIT-8 do 31 marca, sprawozdanie do KRS do 30 czerwca (po zatwierdzeniu przez ZW).
- Spóźnione zgromadzenie wspólników — zatwierdzenie sprawozdania wymaga uchwały zgromadzenia wspólników. Warto zaplanować zgromadzenie przed terminem, nie w ostatniej chwili.
- Brak podpisu wszystkich wymaganych osób — sprawozdanie podpisują wszyscy, którzy mają obowiązek — zarząd i ewentualnie biegły rewident.
- Niezłożenie do KRS — sprawozdanie złożone tylko do US (poprzez CIT-8) nie zwalnia z obowiązku złożenia do KRS. Obydwa obowiązki są osobne.
Jak KsięgaI może pomóc
KsięgaI pilnuje obiegu dokumentów przez cały rok. Biuro rachunkowe mające kompletne dane może sprawnie zamknąć rok finansowy i sporządzić sprawozdanie zgodnie z terminami. Uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania można przechowywać w module uchwał.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.