Właściciele spółek często myślą, że "mają faktury" = "mają księgowość". To dwa różne pojęcia. Ten poradnik wyjaśnia różnicę i pokazuje, co naprawdę musisz dostarczać biuru rachunkowemu.
Lista faktur to nie jest księgowość
Wystawiłeś 30 faktur w miesiącu? Zapisałeś je w Excelu? Masz je w aplikacji? To jeszcze nie jest pełna księgowość.
Pełna księgowość to ustrukturyzowany zapis wszystkich operacji finansowych firmy według określonych zasad. Każda faktura, każda płatność, każda umowa, każda pensja — wszystko musi trafić do odpowiedniej pozycji w planie kont (czyli strukturze kont, na których „siedzą" pieniądze i zobowiązania firmy).
Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Nie ma możliwości wyboru uproszczonej ewidencji przychodów jak w JDG.
Czym różni się faktura od wpisu w księdze
Gdy wystawiasz fakturę:
- powstaje należność (ktoś jest Ci winien pieniądze)
- ale pieniędzy jeszcze nie masz
Gdy klient płaci:
- pieniądze trafiają na konto
- należność maleje
Gdy księgowa rejestruje tę operację:
- obie strony transakcji są zapisane na właściwych kontach
- dokument trafia do pliku JPK i rejestru VAT
Wszystkie trzy zdarzenia muszą być ze sobą powiązane i "zbilansowane". Brak wpisu po jednej stronie = błąd w księgach.
Dlaczego bank, faktury i umowy muszą się zgadzać
Urząd Skarbowy i audytorzy nie weryfikują "ile masz faktur". Sprawdzają, czy Twoje:
- faktury sprzedaży
- faktury kosztowe
- wyciągi bankowe
- lista pracowników (i wypłaty)
- umowy (najem, zlecenia, pożyczki)
...tworzą spójny obraz. Każda rozbieżność wymaga wyjaśnienia.
Co musisz dostarczać biuru rachunkowemu co miesiąc
Zwykle:
- wszystkie faktury sprzedaży (z aplikacji fakturowej lub ręcznie)
- wszystkie faktury kosztowe (od dostawców, rachunki, paragony z NIP)
- wyciągi bankowe za cały miesiąc
- umowy zawarte w danym miesiącu (najem, zlecenia, itd.)
- lista wypłat (jeśli są pracownicy lub zleceniobiorcy)
- wszelkie inne dokumenty dotyczące operacji finansowych
Dostarczaj dokumenty w terminie i w formie uzgodnionej z biurem — biuro ustali termin zamknięcia każdego miesiąca.
Co KsięgaI robi w tym procesie
KsięgaI porządkuje część tej pracy po stronie firmy:
- faktury sprzedaży są już w systemie, biuro je widzi lub pobiera
- dokumenty kosztowe trafiają do rejestru z OCR i kategoryzacją
- płatności bankowe są dopasowywane do faktur automatycznie
- jest pełny ślad audytowy — kto dodał dokument, kto zatwierdził, kiedy
To nie zastępuje pracy biura rachunkowego, ale eliminuje bałagan w dokumentach zanim trafią do księgowej.
Kiedy pełna księgowość sprawia problemy
Najczęstszy problem to brakujące dokumenty. Jeżeli zapłaciłeś gotówką za coś firmowego i nie masz paragonu lub faktury z NIP — tego kosztu nie ma w oczach fiskusa. Warto wyrabiać nawyk zbierania dokumentów dla każdej transakcji firmowej.
Drugi problem to opóźnienia. Im dłużej czekasz z dostarczeniem dokumentów biuru, tym trudniej cokolwiek korygować po czasie.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.