Wiele osób szuka "KSeF" i chce najpierw zrozumieć o co chodzi — zanim zdecyduje co zrobić. Ten artykuł odpowiada na to pytanie bez wcześniejszej wiedzy.
Czym jest KSeF
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą mają przepływać faktury w Polsce.
W praktyce oznacza to, że faktura przestaje być plikiem PDF wysyłanym mailem. Staje się ustrukturyzowanym dokumentem XML w formacie FA(2), który trafia do systemu państwowego i tam jest archiwizowany.
Klient zamiast odbierać PDF, pobiera fakturę z KSeF (albo odbiera ją przez własny system).
Kogo dotyczy KSeF
KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT i będzie stopniowo rozszerzany. Jeśli prowadzisz działalność i wystawiasz faktury — KSeF Cię dotyczy. Dotyczy zarówno JDG, jak i spółek z o.o.
Co się zmienia w praktyce
Przed KSeF:
- wystawiasz fakturę w dowolnym programie
- wysyłasz PDF mailem
- archiwizujesz u siebie
Po KSeF:
- wystawiasz fakturę przez system połączony z KSeF
- faktura trafia do rejestru państwowego i dostaje numer KSeF
- klient odbiera ją z KSeF
- archiwum jest po stronie MF
Twoja aplikacja (np. KsięgaI) obsługuje całą techniczną komunikację z KSeF automatycznie — po podłączeniu tokena.
Jak się przygotować
Trzy kroki niezależnie od formy działalności:
- Zdobądź token KSeF — generujesz go w portalu KSeF po zalogowaniu profilem zaufanym.
- Podłącz aplikację — wklejasz token do KsięgaI i od tej chwili faktury idą przez KSeF automatycznie.
- Poinformuj biuro rachunkowe — biuro potrzebuje swojego dostępu (przez NIP biura, nie przez Twój token).
Co to jest "KSeF-ready"
Jeżeli nie chcesz jeszcze wysyłać faktur do KSeF, możesz pracować w trybie KSeF-ready: faktury są tworzone w prawidłowym formacie, ale jeszcze nie wysyłane. Połączysz się z KSeF kiedy będziesz gotowy.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.