JDG-owcy często nie wiedzą, od czego zacząć z KSeF. Ten poradnik prowadzi przez konkretne kroki bez zbędnego żargonu.
Co KSeF zmienia dla JDG
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą mają przepływać faktury w Polsce. Jako JDG-owiec będziesz wysyłać faktury przez system i tam je archiwizować.
W praktyce: zamiast wysyłać PDF mailem albo drukiem, faktura trafia do KSeF i klient ją pobiera. Twoja aplikacja (np. KsięgaI) robi to automatycznie po połączeniu z KSeF.
Co musisz mieć zanim zaczniesz
- NIP firmy — potrzebny do identyfikacji w KSeF
- Profil zaufany lub e-dowód — do zalogowania się do portalu KSeF; kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest wymagany do samego logowania
- Konto w aplikacji KsięgaI — jeżeli chcesz, żeby wysyłka działała automatycznie
Jak działa połączenie z KSeF przez KsięgaI
KsięgaI łączy się z KSeF przez token. Token to ciąg znaków, który generujesz w portalu KSeF i wklejasz do ustawień aplikacji. Po połączeniu:
- wystawione faktury trafiają do KSeF automatycznie
- faktury kosztowe od kontrahentów, którzy korzystają z KSeF, możesz pobierać do rejestru
- aplikacja pilnuje statusu i numeru KSeF przypisanego do każdej faktury
Krok po kroku — pierwsze połączenie
- Wejdź na portal KSeF i zaloguj się profilem zaufanym lub e-dowodem.
- Sprawdź, że widzisz swoją firmę po zalogowaniu (identyfikacja po NIP).
- Otwórz sekcję tokenów i utwórz nowy token dla firmy.
- Skopiuj kod tokena — widzisz go tylko raz.
- Wróć do KsięgaI, otwórz ustawienia firmy i sekcję połączenia KSeF.
- Wklej token i zapisz.
- Sprawdź status połączenia — aplikacja powinna potwierdzić weryfikację.
Co oznacza "KSeF-ready" w KsięgaI
Jeśli nie chcesz od razu wysyłać faktur do KSeF, możesz pracować w trybie "KSeF-ready": faktury są tworzone w prawidłowym formacie FA(2) i gotowe do wysyłki, ale nie są jeszcze przesyłane. Połączysz się z KSeF wtedy, kiedy będziesz gotowy lub kiedy stanie się obowiązkowe.
Jak dawać dostęp księgowej
Jeżeli masz biuro rachunkowe lub księgową — oni potrzebują dostępu przez NIP swojej firmy, nie przez Twój token. To osobny mechanizm opisany w poradniku o dostępie dla biura.
Na co uważać
- Token kopiuj od razu — nie możesz wrócić do portalu i zobaczyć go ponownie po opuszczeniu strony.
- Gdy token wygaśnie, musisz wygenerować nowy i podmienić go w aplikacji.
- Środowisko testowe KSeF istnieje osobno — nie używaj tokenów testowych w produkcji.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.