Dwa najczęstsze pytania po połączeniu z KSeF to: jak dać dostęp biuru rachunkowemu i dlaczego to jest inaczej niż token. Ten poradnik wyjaśnia różnicę i prowadzi przez kroki.
Dwa sposoby dostępu do KSeF
W KSeF istnieją dwa osobne mechanizmy dostępu:
- Token — dla systemów i aplikacji (np. KsięgaI), które działają automatycznie w tle. Token jest ciągiem znaków, który wklejasz do aplikacji.
- Dostęp przez NIP podmiotu — dla biura rachunkowego lub osoby fizycznej, która będzie obsługiwać KSeF w Twoim imieniu. Wpisujesz NIP biura i przypisujesz mu uprawnienia.
To dwa niezależne mechanizmy. Dodanie tokena do KsięgaI nie daje biuru dostępu — i odwrotnie.
Kiedy używać dostępu przez NIP
Wybierz ten sposób, jeśli chcesz, żeby Twoje biuro rachunkowe:
- mogło wystawiać faktury w Twoim imieniu z poziomu własnego systemu
- pobierało i przeglądało Twoje dokumenty w KSeF przez swoje narzędzia
- miało wgląd do Twojego rejestru faktur bez logowania na Twoje konto
Nie musisz im podawać hasła ani tokena — biuro loguje się do KSeF swoim kontem i widzi Twoje dokumenty, bo masz do tego uprawnienia przypisane przez NIP.
Krok po kroku — nadanie dostępu
- Zaloguj się do portalu KSeF jako osoba z uprawnieniami do zarządzania dostępem firmy (zwykle właściciel lub prezes z KRS).
- Otwórz sekcję zarządzania dostępami lub pełnomocnictwami.
- Wybierz opcję nadania dostępu dla podmiotu zewnętrznego.
- Wpisz NIP biura rachunkowego — upewnij się, że to NIP firmy biura, nie osoby fizycznej pracownika.
- Wybierz zakres uprawnień: odczyt, wystawianie faktur lub pełny dostęp — zakres ustal wcześniej z biurem.
- Potwierdź i zapisz.
Biuro loguje się do własnego KSeF, wybiera listę podmiotów i widzi Twoją firmę na tej liście.
Jak to wygląda od strony biura rachunkowego
Po dodaniu NIP biuro zobaczy Twoją firmę na liście firm, do których ma dostęp. Nie musi znać Twojego hasła do KSeF. Zakres tego, co biuro może robić, zależy od uprawnień, które nadałeś.
Co działa przez token (a co przez NIP)
| Mechanizm | Dla kogo | Do czego |
|-----------|----------|----------|
| Token KSeF | Aplikacje (np. KsięgaI) | Automatyczna synchronizacja, wysyłka faktur z systemu |
| Dostęp przez NIP | Biuro rachunkowe, księgowa | Obsługa KSeF przez własne narzędzia biura |
Warto skonfigurować oba: token dla automatycznej pracy w KsięgaI, NIP biura dla pracy biura w jego własnych systemach.
Na co zwrócić uwagę
- Sprawdź dokładnie NIP biura przed zapisaniem — pomyłka o jedną cyfrę oznacza dostęp dla innego podmiotu.
- Zakres uprawnień (odczyt / wystawianie / pełny) ustal z biurem zanim wypełnisz formularz.
- Dostęp możesz cofnąć w każdej chwili z ustawień KSeF.
- Zmiana biura rachunkowego = pamiętaj o cofnięciu dostępu staremu biuru.
Warto potwierdzić z księgową lub biurem, jakiego zakresu uprawnień realnie potrzebują.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.