To jedno z najczęstszych źródeł nieporozumień między właścicielami firm a biurami rachunkowymi. Wielu właścicieli zakłada, że "mam zapłacone" = "mam rozliczone". Nie zawsze.
Trzy zdarzenia, trzy daty, trzy konsekwencje
Weźmy przykład: 28 marca wystawiasz fakturę z terminem płatności 30 dni. Klient płaci 25 kwietnia. Biuro rachunkowe księguje transakcję na początku maja.
To trzy osobne zdarzenia:
- Wystawienie faktury — powstaje należność wobec klienta i obowiązek VAT
- Otrzymanie płatności — pieniądze trafiają na konto, należność znika
- Zaksięgowanie — operacja ląduje w odpowiednim miejscu w księgach firmy
Dlaczego data faktury ma znaczenie dla VAT
VAT jest rozliczany na podstawie daty wystawienia faktury, nie daty wpływu pieniędzy.
Jeśli wystawiasz fakturę 28 marca — VAT należny (ten, który odprowadzasz do US) trafia do deklaracji za marzec. Nawet jeśli klient zapłaci w maju.
To oznacza, że możesz mieć dużo wystawionych faktur na koniec kwartału, zapłacony VAT... ale pieniędzy jeszcze nie masz na koncie. To może boleć płynnościowo.
Dlaczego to ma znaczenie dla CIT / PIT
Przy spółkach z o.o. (CIT) przychód jest rozpoznawany w momencie, który określa prawo podatkowe — zwykle w momencie wystawienia faktury lub dostarczenia towaru/usługi, nie w momencie zapłaty.
Uproszczone wytłumaczenie: jeżeli wystawisz 31 grudnia fakturę za usługę wykonaną w grudniu, to przychód jest w tym roku podatkowym — nawet jeśli klient zapłaci w lutym przyszłego roku.
Co to oznacza w praktyce dla Twojej firmy
- Wystawiaj faktury na bieżąco, nie "na zapas". Faktury wystawione z opóźnieniem mogą zmieniać okres rozliczeniowy.
- Sprawdzaj, czy masz dokumenty dla każdego kosztu — brak faktury kosztowej to brak kosztu w oczach fiskusa.
- Dopasowanie bankowe (kto zapłacił za co) to praca, która ułatwia biuru rachunkowemu zamykanie każdego miesiąca.
Jak KsięgaI łączy te trzy zdarzenia
W KsięgaI każda faktura ma swój status:
- wystawiona (należność istnieje, VAT w deklaracji)
- opłacona — kiedy Stripe lub dopasowanie bankowe potwierdzi wpłatę
- zaksięgowana przez biuro — gdy biuro nadaje status lub pobiera dokument
Dopasowanie płatności bankowych do faktur dzieje się automatycznie, co znacznie ułatwia biuru rachunkowemu weryfikację stanu należności. Nie musisz ręcznie wyjaśniać "czy klient zapłacił" — aplikacja to widzi.
Kiedy to rozróżnienie może Cię zaskoczyć
Dwa scenariusze, które najczęściej zaskakują:
1. Klient zapłacił więcej niż jedna faktura naraz. Jeden przelew za kilka faktur — biuro musi wiedzieć, które faktury zostały opłacone. Jeżeli nie masz systemu dopasowania, musisz to wyjaśniać ręcznie.
2. Klient zapłacił zaliczkę. Zaliczka jest dokumentowana inaczej niż zapłata za fakturę. Wymaga osobnego dokumentu (faktura zaliczkowa) — a finalnej faktury nie można wystawić jakby zaliczki nie było.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.