KsiegaiPo co ten poradnik
Właściciele nowych spółek często nie wiedzą co i w jakiej kolejności zrobić po wpisie do KRS. Ta checklista daje konkretną kolejność działań.
Dzień 1–3: pilne i z terminem
- CRBR — zgłoś beneficjentów rzeczywistych na podatki.gov.pl. Termin liczy się od dnia wpisu do KRS. Kara za brak zgłoszenia może być dotkliwa.
- Konto bankowe — otwórz rachunek firmowy i wpłać kapitał zakładowy jeśli jeszcze nie zrobiono. Bez konta firmowego nie możesz prowadzić rozliczeń.
Tydzień 1: formalności cyfrowe
- e-Doręczenia — aktywuj adres do e-Doręczeń. Spółki mają obowiązek. Ustal kto monitoruje skrzynkę.
- Konto Organizacji w e-US — wyznacz pierwszego użytkownika Konta Organizacji (wniosek o dostęp; dla nowej spółki zwykle osobiście w urzędzie). Wpis w KRS tego dostępu nie nadaje. Patrz: Konto Organizacji dla nowej spółki z o.o..
- NIP-8 — zgłoś dane uzupełniające (rachunki bankowe, adresy, dokumentacja, dane kontaktowe) w terminie 21 dni od wpisu do KRS. NIP-8 nie jest prawnie zależny od Konta Organizacji, ale wersję elektroniczną trzeba czymś podpisać (podpis kwalifikowany / aktywne UPL-1 / kontekst organizacji w e-US). Bez tego zanieś NIP-8 papierowo razem z wnioskiem o dostęp do Konta Organizacji dla pierwszego użytkownika, przy jednej wizycie.
- VAT — zdecyduj czy rejestrujesz spółkę jako vatowca i złóż VAT-R jeśli tak. Warto potwierdzić z biurem rachunkowym.
Tydzień 2: operacje i dokumentacja
- Biuro rachunkowe lub księgowa — ustal sposób przekazywania dokumentów, formaty, terminy miesięczne.
- Pierwsza faktura — skonfiguruj aplikację do fakturowania (KsięgaI lub inne), wystaw fakturę próbną i sprawdź poprawność danych.
- ZUS wspólników — ustal status ZUS z biurem rachunkowym. Jednoosobowy wspólnik zwykle ma obowiązek ZUS.
Tydzień 3–4: droga do KSeF
- Po uruchomieniu Konta Organizacji złóż ZAW-FA — wyznacza pierwszą osobę z uprawnieniami w KSeF (spółka z pieczęcią kwalifikowaną z NIP może pominąć ZAW-FA).
- Po pierwszym wejściu do KSeF nadaj dalsze uprawnienia i wygeneruj token/certyfikat dla aplikacji.
- Nadaj dostęp biuru rachunkowemu po stronie NIP biura (osobny mechanizm od tokena). Kolejność: KSeF dla spółki z o.o. bez pieczęci kwalifikowanej.
Przez cały pierwszy miesiąc
- Zbieraj wszystkie faktury kosztowe — najem, usługi, sprzęt. Brak faktury = brak kosztu.
- Dokumentuj każdą umowę i decyzję — spółka prowadzi pełną księgowość.
- Sprawdź terminy pierwszych deklaracji VAT i JPK z biurem rachunkowym.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.