Założenie spółki to dopiero połowa roboty. Po wpisie do KRS pojawia się lista obowiązków z terminami, o których nikt oficjalnie nie powiadamia.
Najpierw: co jest pilne i ma termin
Po wpisie do KRS masz terminy, których nie możesz pominąć. Najważniejszy:
CRBR — zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych musi być złożone w ustawowym terminie po wpisie do KRS. To rejestr, w którym podajesz kto faktycznie stoi za spółką (udziałowcy z ponad 25% lub osoby sprawujące kontrolę). Zgłaszasz elektronicznie przez podatki.gov.pl. Kara za brak zgłoszenia może być wysoka — zrób to jako pierwszą rzecz.
Pierwsze 72 godziny
- CRBR — zgłoś beneficjentów rzeczywistych.
- Konto bankowe firmowe — spółka z o.o. musi mieć własny rachunek. Potrzebujesz go do wpłaty kapitału zakładowego i do wszelkich operacji. Wiele banków wymaga wizyty lub procesu online z dokumentami KRS.
Pierwszy tydzień
- e-Doręczenia — oficjalny kanał korespondencji z urzędami. Spółki mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Aktywuj skrzynkę i ustal kto ją monitoruje.
- e-Urząd Skarbowy — konto organizacji — dostęp do konta firmowego w e-US porządkuje działania podatkowe i ułatwia późniejsze formalności z KSeF.
Decyzja o VAT
Czy spółka chce być vatowcem od razu? Jeżeli tak — złóż rejestrację VAT (formularz VAT-R). Niektóre działalności mają obowiązek rejestracji VAT niezależnie od woli właściciela.
Jeżeli nie jesteś pewien, kiedy i czy zarejestrować VAT — warto potwierdzić z księgową lub biurem rachunkowym. Zakres obowiązku zależy od rodzaju działalności i przewidywanych obrotów.
Decyzja o ZUS
Wspólnicy spółki z o.o. i status ZUS to złożony temat. W skrócie:
- jednoosobowy wspólnik spółki z o.o. ma obowiązek ZUS
- spółka z dwoma lub więcej wspólnikami — zwykle inaczej, ale zakres zależy od sytuacji
Warto potwierdzić z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym zanim zaczniesz operacje.
Przygotowanie do KSeF
KSeF staje się obowiązkowy — nie musisz od razu łączyć spółki z systemem, ale warto:
- ustalić kto w spółce będzie zarządzał dostępem do KSeF (osoba z KRS)
- zapytać biuro rachunkowe, czy ma własny system obsługi KSeF
- wybrać aplikację fakturową (np. KsięgaI), która jest KSeF-ready
Organizacja dokumentów od pierwszego dnia
Spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość. Każda faktura, umowa i wyciąg bankowy musi trafić do biura rachunkowego lub systemu. Zacznij porządkować dokumenty od razu — nawet jeśli pierwsza faktura pojawi się za miesiąc.
Warto ustalić z biurem rachunkowym jaki jest preferowany sposób przekazywania dokumentów i w jakiej formie.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.