Wielu założycieli spółek dowiaduje się o art. 210 KSH dopiero przy audycie, transakcji M&A albo kontroli ZUS. Ten artykuł pokazuje, kiedy przepis uderza i dlaczego warto zadbać o pełnomocnika na starcie.
Problem, który przepis rozwiązuje
Wyobraź sobie, że jesteś prezesem spółki i chcesz podpisać z tą spółką umowę o pracę. Stoisz po obu stronach stołu: jako zarząd reprezentujesz spółkę i jako pracownik podpisujesz umowę. Nikt po stronie spółki nie chroni jej interesów przed ewentualnymi nadużyciami.
Art. 210 § 1 KSH rozwiązuje ten problem jednym zdaniem:
Bez tego mechanizmu zarząd mógłby dowolnie kształtować swoje własne wynagrodzenie, warunki pracy czy pożyczki od spółki bez żadnej zewnętrznej kontroli.
Pięć sytuacji, w których właściciele spółek to pomijają
1. Umowa o pracę lub kontrakt menedżerski prezesa
To najczęstszy przypadek. Spółka chce zatrudnić swojego prezesa. Prezes sam podpisuje umowę „w imieniu spółki" i jako pracownik. Umowa jest nieważna.
Konsekwencja: ZUS może zakwestionować tytuł do ubezpieczenia. US może podważyć koszt wynagrodzenia. W razie sporu sąd pracy stwierdzi brak ważnej umowy.
2. Pożyczka od wspólnika będącego w zarządzie
Wspólnik-prezes chce pożyczyć spółce pieniądze (pożyczka wspólnika). Podpisuje umowę sam — jako pożyczkodawca i jako zarząd spółki. Klasyczne naruszenie art. 210.
Konsekwencja: umowa pożyczki jest nieważna, co komplikuje rozliczenie PCC (deklaracja PCC-3) i odsetki.
3. Wynajem prywatnego majątku spółce
Prezes chce wynająć spółce samochód, biuro albo sprzęt. Umowa najmu musi być podpisana przez pełnomocnika ze strony spółki — nawet jeśli to oczywisty deal rynkowy.
4. Umowa B2B: JDG wspólnika fakturuje spółkę
Jeśli wspólnik prowadzi też JDG i fakturuje spółkę za usługi, a jednocześnie zasiada w zarządzie — umowa o świadczenie usług między JDG a spółką wymaga pełnomocnika po stronie spółki.
5. Aneksy do już zawartych umów
Wiele spółek ma „historyczne" umowy podpisane bez pełnomocnika. Każdy aneks to nowa czynność prawna — i znowu wymaga pełnomocnika. Ratowanie starych umów aneksami bez pełnomocnika nie naprawia problemu, tylko go pogłębia.
Gdzie to wychodzi na jaw
Audyt finansowy lub due diligence M&A — biegły rewident lub prawnicy kupującego sprawdzają wszystkie umowy z osobami powiązanymi. Brak pełnomocnika = zastrzeżenie w audycie lub obniżka wyceny.
Kontrola ZUS — ZUS bada ważność umowy o pracę jako tytułu do ubezpieczenia. Nieważna umowa = brak tytułu do ubezpieczenia i ryzyko zwrotu składek.
Spór sądowy z byłym prezesem — były prezes pozywa spółkę o wynagrodzenie lub odprawę. Spółka próbuje powołać się na warunki umowy, ale umowa jest nieważna. Spór rozstrzyga się bez umowy — często na niekorzyść spółki.
Transakcja notarialna — notariusz przy zbyciu udziałów lub innych czynnościach sprawdza dokumentację spółki i może odmówić poświadczenia jeśli widzi naruszenia.
Szczególny przypadek: jedyny wspólnik = jedyny członek zarządu
Art. 210 § 2 KSH wprowadza dodatkowy obowiązek: gdy spółka ma jednego wspólnika, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, każda czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego.
Dotyczy to klasycznej sytuacji: solo founder zakłada sp. z o.o., jest jedynym wspólnikiem i prezesem. Każda umowa między nim a tą spółką — pożyczka, wynajem, kontrakt — musi być zawarta u notariusza.
Akt notarialny to nie formalność, którą można pominąć „bo to tylko my" — to warunek ważności czynności.
Jak temu zaradzić
Procedura jest prosta. Wystarczy jedna uchwała wspólników:
- Zwołaj Zgromadzenie Wspólników (zwykłe lub nadzwyczajne).
- Podejmij uchwałę o powołaniu pełnomocnika — z imieniem, nazwiskiem i zakresem (konkretna umowa lub kategoria czynności).
- Sporządź protokół.
- Podpisz umowę — ze strony spółki podpisuje pełnomocnik.
Szczegółowy opis procedury znajdziesz w artykule: KSH art. 210 — procedura krok po kroku.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.