Właściciele spółek często nie wiedzą, że umowa o pracę lub kontrakt menedżerski podpisany bez pełnomocnika narusza KSH i może być podważony przez audytora lub w sądzie.
Na czym polega zasada z art. 210 KSH
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd reprezentuje spółkę na zewnątrz. Problem pojawia się, gdy spółka chce zawrzeć umowę z osobą, która jednocześnie jest członkiem tego zarządu — np. podpisać umowę o pracę, kontrakt menedżerski albo umowę pożyczki.
Gdyby zarząd podpisywał taką umowę sam ze sobą, łatwo o konflikt interesów: człowiek stoi po obu stronach stołu negocjacyjnego. Art. 210 KSH eliminuje ten problem.
Kiedy art. 210 KSH ma zastosowanie
Przepis dotyczy każdej czynności prawnej między spółką a członkiem zarządu:
- umowa o pracę lub kontrakt menedżerski z prezesem
- umowa pożyczki między spółką a wspólnikiem będącym jednocześnie w zarządzie
- umowa o świadczenie usług (np. doradztwo, najem)
- ugoda pozasądowa albo spór z członkiem zarządu
- aneksy do już zawartych umów
Przepis nie dotyczy umów między spółką a wspólnikiem, który nie zasiada w zarządzie.
Co grozi za pominięcie art. 210 KSH
Umowa podpisana z naruszeniem art. 210 KSH jest bezwzględnie nieważna — z mocy prawa, bez potrzeby wyroków sądowych. Praktyczne konsekwencje:
- kontrakt menedżerski prezesa może zostać uznany za nieważny podczas audytu lub sporu
- ZUS lub urząd skarbowy może zakwestionować podstawę do wypłat z tytułu umowy
- przy transakcji M&A due diligence ujawni lukę, co obniży wycenę lub zablokuje deal
- biegły rewident może zgłosić zastrzeżenie do sprawozdania finansowego
Jak prawidłowo powołać pełnomocnika
Procedura jest prosta, ale musi być udokumentowana:
- Zwołaj Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników (NZW) albo włącz punkt do porządku obrad najbliższego ZW.
- Podejmij uchwałę o powołaniu pełnomocnika — wskaż imię i nazwisko osoby oraz zakres pełnomocnictwa (konkretna umowa lub rodzaj czynności).
- Sporządź protokół z NZW z treścią uchwały.
- Podpisz umowę z członkiem zarządu — ze strony spółki podpisuje powołany pełnomocnik.
- Przechowaj uchwałę i protokół w archiwum spółki.
Spółka z radą nadzorczą
Jeśli spółka ma radę nadzorczą, to ona — nie pełnomocnik — reprezentuje spółkę w umowach z zarządem. Uchwała wspólników do powołania pełnomocnika jest potrzebna tylko wtedy, gdy rada nadzorcza nie istnieje.
Czego nie wolno robić
- Nie podpisuj umowy z członkiem zarządu „bo wszyscy wspólnicy się zgadzają" bez formalnej uchwały — ustna zgoda nie spełnia wymogu art. 210.
- Nie pomijaj pełnomocnika przy aneksach do istniejących umów — każda zmiana umowy to nowa czynność prawna.
- Nie zakładaj, że prezes-jedyny wspólnik może sam podpisać umowę ze sobą — art. 210 § 2 KSH wymaga formy aktu notarialnego.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.