Fundacja jest w KRS — i co dalej? Obowiązki, o których nikt nie mówi

W skrócie

Rejestracja fundacji w KRS uruchamia kilka obowiązków — część z ustawowym terminem liczonym od dnia wpisu:

• NIP-8 — dane uzupełniające do urzędu skarbowego, 21 dni od wpisu do KRS,
• CRBR — zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych, 14 dni od wpisu do KRS,
• konto bankowe organizacji — jak najszybciej (numer zgłaszasz w NIP-8),
• konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym — żeby działać w e-US w imieniu fundacji,
• e-Doręczenia — adres do korespondencji urzędowej,
• co roku: sprawozdanie z działalności do właściwego ministra oraz sprawozdanie finansowe.

Fundacja jest osobą prawną — prowadzi pełną księgowość od pierwszego dnia, nawet jeśli nie ma jeszcze żadnych przychodów.

Pierwsze dni: NIP-8 i CRBR

NIP-8 — 21 dni od wpisu do KRS

Wpis do KRS nadaje NIP i REGON automatycznie, ale nie przekazuje urzędowi danych operacyjnych. NIP-8 uzupełnia m.in.: numery rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, miejsce przechowywania dokumentacji, dane kontaktowe, datę powstania obowiązku opłacania składek (jeśli fundacja zatrudnia). Termin: 21 dni od wpisu do KRS; zmiana danych — 7 dni. Szczegóły i sposób podpisu: NIP-8 dla fundacji i stowarzyszenia.

CRBR — 14 dni od wpisu do KRS

Fundacje wpisane do KRS są objęte Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych (od 31 października 2021 r.). Zgłoszenie robi osoba uprawniona do reprezentacji zgodnie z KRS, bezpłatnie, przez crbr.podatki.gov.pl, w terminie 14 dni od wpisu do KRS. Za brak zgłoszenia lub nieprawdziwe dane grozi kara do 1 000 000 zł. Jak ustalić beneficjenta w fundacji (brak udziałowców): CRBR dla fundacji i stowarzyszenia.

Konto bankowe i konto organizacji w e-US

Otwórz firmowy rachunek bankowy fundacji (potrzebne: statut, odpis z KRS, dokumenty tożsamości zarządu) i zgłoś jego numer w NIP-8.

Żeby działać w e-Urzędzie Skarbowym w imieniu fundacji — składać JPK, zarządzać pełnomocnictwami, złożyć ZAW-FA do KSeF — potrzebujesz konta organizacji. Wpis w KRS jako członek zarządu nie nadaje tego dostępu automatycznie. Pierwszego użytkownika trzeba formalnie wyznaczyć wnioskiem, najczęściej osobiście w urzędzie. Cała procedura (identyczna jak dla spółki): Konto organizacji w e-US dla fundacji i stowarzyszenia.

e-Doręczenia

Fundacja wpisana do KRS ma obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Dla podmiotów rejestrowanych po 1 stycznia 2025 r. adres jest zwykle zakładany w procesie rejestracji w KRS — sprawdź, czy jest aktywny w Bazie Adresów Elektronicznych, i ustal, kto monitoruje skrzynkę. Szczegóły i aktualne terminy: e-Doręczenia dla fundacji i stowarzyszenia.

Nadzór nad fundacją

Fundacja podlega podwójnemu nadzorowi: właściwego ministra (wskazanego w KRS, adekwatnego do celów statutowych) oraz starosty właściwego ze względu na siedzibę. Organy nadzoru mogą żądać wyjaśnień, wglądu w dokumenty i uchwały. Ustal, który minister jest wpisany w Twoim KRS — do niego składasz coroczne sprawozdanie.

Coroczne sprawozdanie z działalności do ministra

To obowiązek wyłącznie fundacji (stowarzyszenia go nie mają). Fundacja składa co roku właściwemu ministrowi sprawozdanie z działalności za rok poprzedni — w postaci elektronicznej, na urzędowym formularzu, podpisane podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Termin, formularz i podstawa prawna: Sprawozdanie z działalności fundacji.

Sprawozdanie finansowe

Fundacja sporządza sprawozdanie finansowe według ustawy o rachunkowości (organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej mogą stosować uproszczony załącznik nr 6). SF sporządza się w postaci elektronicznej (struktura logiczna), podpisuje cały zarząd i osoba prowadząca księgi; składa się do Szefa KAS lub — jeśli fundacja jest w rejestrze przedsiębiorców — do KRS.

Działalność statutowa, odpłatna i gospodarcza

Zanim fundacja zacznie pobierać opłaty lub sprzedawać, ustal charakter tych działań: statutowa nieodpłatna, odpłatna działalność pożytku publicznego (bez wpisu do rejestru przedsiębiorców, ale z wyodrębnieniem księgowym) czy działalność gospodarcza (wpis do rejestru przedsiębiorców KRS). Od tego zależą księgowość, VAT i KSeF. Zobacz: Działalność w NGO — statutowa, odpłatna, gospodarcza.

KSeF

Jeśli fundacja jest podatnikiem VAT i wystawia faktury, dotyczy jej KSeF. Ścieżka jest taka sama jak dla spółki bez pieczęci kwalifikowanej: konto organizacji w e-US → ZAW-FA → pierwsza osoba z uprawnieniami → dalsze uprawnienia → token dla aplikacji. Zobacz: KSeF dla fundacji i stowarzyszenia.

Zastrzeżenie

Stan na 7 września 2026 r. Przepisy i procedury bywają zmieniane — sprawdź aktualne informacje na gov.pl, podatki.gov.pl i u właściwego ministra. KsięgaI to oprogramowanie do prowadzenia organizacji i fakturowania, a nie doradztwo podatkowe ani prawne.